Le livre de société, aussi appelé le livre des minutes, est le recueil des documents statutaires de la société, obligatoire en vertu de la Loi sur les sociétés par actions.
Le livre des minutes est en quelque sorte la façon pour la société de s’exprimer et d’écrire l’histoire de son parcours légal. À l’examen du livre des minutes, le juriste doit retrouver toutes les informations fondamentales reliées à l’identité de la société. Toutes les sociétés incorporées sont tenues de posséder un livre des minutes, de le conserver en lieu sûr et de l’actualiser. Et vous, savez-vous où se trouve le livre des minutes de votre société? Est-il conforme à la Loi? Sa sécurité physique est-elle assurée?
La gestion du livre des minutes de la société est un champ de pratique exclusif aux notaires et aux juristes. Au moment de l’incorporation, il est recommandé de créer un livre de société en bonne et due forme, selon les règles de l’art. Être bien informé au sujet du livre de société permet d’éviter des problèmes pour les entreprises qui veulent procéder à des changements structuraux, envisager une transaction ou encore négocier de nouvelles sources de financement. Omettre de tenir à jour le livre des minutes de la société peut mettre en cause la capacité d’emprunt de l’entreprise, sa sécurité juridique ou entraîner des délais préjudiciables. Le livre devient alors une source de mécontentement pour tous les acteurs de l’entreprise.
Analyse d’un livre de société
L’examen d’un livre de société se fait notamment:
- Dans le cadre de transactions (offre d’achat, vente d’actions, vente d’actifs)
- Lors des vérifications fiscales du gouvernement
- Lors de l’obtention de financements
- À tout moment où l’on se rend compte que des erreurs s’y sont glissées
L’objectif premier de l’analyse du livre de société est de s’assurer que ce sont les bonnes personnes qui interviennent lors d’une transaction, c’est-à-dire qu’elles ont le pouvoir d’intervenir au nom de la société. Un autre objectif important est de connaître la situation juridique de l’entreprise puisque la personne qui achète des actions prend généralement la responsabilité du passé de la société, ce qui signifie aussi trop souvent du « passif ».
Bref, un livre à jour permet:
- D’officialiser les prises de décisions et changements importants de l’entreprise
- De préserver les avantages juridiques rattachés aux statuts corporatifs de l’entreprise
- D’éviter des conflits légaux onéreux
- D’être conforme aux exigences des lois fiscales et corporatives et d’être à l’abri des sanctions applicables en cas de défaut
Contenu obligatoire du livre de société :
- Statuts de la société
- Règlement intérieur
- Convention unanime des actionnaires
- Procès-verbaux et résolutions des actionnaires et administrateurs
- Registre des administrateurs
- Registre des valeurs mobilières (registre des actions)
- Registre des actionnaires
Reconstitution d’un livre
Un livre incomplet ou comportant des erreurs devra être régularisé, notamment si des actionnaires ou administrateurs sont décédés. Cette tâche qui demande alors des recherches, peut s’avérer ardue et engendrer des coûts plus élevés qu’un livre tenu à jour ou encore nécessiter des procédures devant les tribunaux.
Registres gouvernementaux
Pour une entreprise qui fait affaires au Québec, il est obligatoire de tenir à jour les registres gouvernementaux applicables, soit le registre des entreprises du Québec et le registre de Corporations Canada, le cas échéant. Des amendes et pénalités importantes pourraient être imposées si ces registres ne sont pas conformes à la réalité.
Pour les entreprises fédérales, la gestion du livre des minutes est encadrée par la Loi canadienne sur les sociétés par actions. En ce qui concerne les entreprises provinciales, elles sont régies par la nouvelle Loi sur les sociétés par actions, adoptée le 14 février 2011. Le livre des minutes est généralement rendu disponible aux administrateurs et aux actionnaires, sous certaines conditions et en conformité avec la régie interne de l’entreprise.
Cas pratique
Afin de réaliser son grand rêve, un entrepreneur signe une offre d’achat et fait un dépôt de 5000$ pour l’achat d’un restaurant. Pour pouvoir concrétiser son achat, il doit tout d’abord vendre le dépanneur qu’il possède actuellement afin d’obtenir la liquidité nécessaire à son nouvel investissement. Suite à l’examen du livre de la société du dépanneur, il s’avère que la société doit une importante somme d’argent à la succession d’un actionnaire décédé. Alors, l’acheteur du dépanneur exige, de bon droit, que le problème soit rectifié, ce qui entraîne un retard de la transaction dû à la mise à jour du livre en conformité avec les états financiers. Le vendeur ne peut pas respecter le délai prévu pour l’achat du restaurant, sa promesse devient nulle et non-avenue et il perd son dépôt.
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